Vilka vi är
Vi är Storeassist (storeassist.io). Frågor om personuppgifter mejlar du till support@storeassist.io.
Storeassist är en app för Shopify-butiker. Den skapar fakturor och bokföring i Fortnox eller Spiris och sköter inköp, lager, plock, packning och frakt, kundklubb, personal och verkstad. Den finns i Shopify, som webbapp på app.storeassist.io och som mobilapp.
Våra två roller
För uppgifter om dina kunder, anställda och leverantörer, och sparade uppgifter om B2B-köpare, är du som handlare personuppgiftsansvarig och vi ditt personuppgiftsbiträde. Vi behandlar dem bara enligt dina instruktioner, och vårt personuppgiftsbiträdesavtal gäller.
För användarkonton, inloggning och säkerhet, och för vår kontakt med dig som kund, är vi personuppgiftsansvariga.
Uppgifter om dina kunder
Storeassist läser det mesta direkt från Shopify när du behöver det och sparar bara det som krävs för funktionen. Det här kan behandlas om dina kunder:
- Kontaktuppgifter: namn, e-post, telefon, faktura- och leveransadress, företagsnamn och organisationsnummer.
- Ordrar: produkter, belopp, rabatter, betalningar, returer och återbetalningar.
- Fakturering: det vi skickar till och får tillbaka från Fortnox eller Spiris, samt kopplingen mellan Shopify-kunden och kundnumret i bokföringen.
- Kundklubb: kund-id, medlemsnummer, poäng, total köpsumma, födelsedag om kunden lämnat den, samtycke till utskick och poänghistorik.
- Sparade uppgifter från B2B-butiker, som inte ingår i Storeassist i dag: företag, köparens namn och e-post, leveransadresser med kontaktperson, ordrar, och hashade inloggningskoder och sessioner.
- Verkstad: kundens namn, telefon, e-post, föremål, anteckningar, foton, signaturer, aviseringar och svar på kostnadsförslag, med en hash av IP-adressen när svaret kommer via länk.
- Frakt: mottagarens namn, adress, telefon och e-post, spårningshändelser och fraktsedlar.
- Sms: mottagarens nummer, och texten tills sms:et är skickat. Sms används för verkstadsaviseringar och aviseringar till anställda, och nummer som tackat nej sparas.
- Leverantörer: kontaktpersonens namn, e-post och telefon, anteckningar, och svar och uppladdade filer via leverantörsportalen.
Uppgifterna kommer från Shopify, från dig och din personal, från leverantörer som använder leverantörsportalen, från kunder som går med i kundklubben eller svarar på ett kostnadsförslag, och från fraktbolagen.
Uppgifter om dig och din personal
- Konto: e-post, namn, språk, lösenordshash (argon2id), krypterad nyckel för tvåstegsverifiering, hashade återställningskoder och roll i varje butik.
- Inloggningar: hashade sessionsnycklar, enhetens namn, plattform och appversion, hashat enhets-id samt tidpunkter.
- När appen öppnas i Shopify: Shopifys sessionsuppgifter, som kan innehålla personalens namn och e-post.
- Spårbarhet: namnet på den som utförde en åtgärd, till exempel en inventering, en poängjustering eller en arbetsorder.
- Anställda, om du använder modulen Personal: namn, e-post, telefon, personnummer och bankkonto (krypterade), anställningsform, lön, stämplingar, tidrapporter, scheman, frånvaro inklusive sjukfrånvaro, provision och försäljning per person. För de här uppgifterna är du personuppgiftsansvarig och vi ditt biträde.
- Granskningslogg: vem som öppnade eller ändrade kunduppgifter och när, vilken post och vilka fält, IP-adressen förkortad till sitt nät och en hash av webbläsarens användaragent.
- Godkännanden: vilken version av villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet som godkändes, när och av vem.
- Support: chattar och e-post med oss, ditt namn och din e-post, butiken, bilagor, betyg, AI-assistentens svar och vad den slog upp, och supportåtkomst du har gett. För besökare på webbplatsen som inte är användare: ett slumpat chatt-id och e-postadressen om du lämnar den.
Ändamål och rättslig grund
När vi är personuppgiftsbiträde är det du som bestämmer ändamålen och den rättsliga grunden. Vi behandlar uppgifterna för att leverera funktionerna du använder: fakturering och bokföring, kundklubb, inköp, lager, plock, packning och frakt, etiketter, rapporter, personal och lön, verkstad, och aviseringar via e-post, sms och push.
Där vi är personuppgiftsansvariga gäller följande enligt dataskyddsförordningen (GDPR):
| Ändamål | Uppgifter | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Ge dig och din personal konton och inloggning | Konto- och inloggningsuppgifter | Avtal med dig (artikel 6.1 b). För din personal: vårt och ditt berättigade intresse av säker åtkomst (artikel 6.1 f). |
| Skicka inloggningskoder, lösenordslänkar, inbjudningar och aviseringar om nya enheter | E-post, namn, språk | Avtal (artikel 6.1 b) och berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| Skydda tjänsten, upptäcka missbruk och utreda incidenter | Granskningslogg, inloggningar, hashade nycklar för begränsning av antal försök | Rättslig förpliktelse att skydda uppgifterna (artikel 6.1 c och 32) och berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| Visa att villkor och personuppgiftsbiträdesavtal har godkänts | Version, tidpunkt, användare, IP-adress | Rättslig förpliktelse (artikel 5.2 och 28) och berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| Svara på supportärenden i chatten och via e-post | Meddelanden, bilagor, konto- och butiksuppgifter och butikens tekniska läge (fel och synkstatus) | Avtal med dig (artikel 6.1 b). För besökare som inte är kunder: berättigat intresse (artikel 6.1 f). |
| AI-assistenten i supportchatten | Konversationen och de butiksuppgifter assistenten slår upp för frågan | Berättigat intresse (artikel 6.1 f). En person kan alltid ta över. |
| Hjälpa till i din butik när du ger oss åtkomst | Åtkomstens nivå och tid, vem i personalen och vad som gjordes | Avtal med dig (artikel 6.1 b). |
| Förlänga provperioder | Butik, antal dagar, skäl och vem i personalen | Avtal med dig (artikel 6.1 b). |
Hur länge vi sparar uppgifter
Shopify skickar shop/redact 48 timmar efter att du avinstallerat appen. Då raderar vi butikens uppgifter. Undantagen står i tabellen: bevis på begäranden från Shopify, installationsregistret, använda provperioder och vår personals logg.
Har appen installerats igen raderar vi ingenting, eftersom Shopify skickar en ny begäran efter nästa avinstallation. Kan vi inte avgöra om appen finns kvar väntar vi i upp till 14 dagar. Vid själva avinstallationen raderar vi direkt sessioner, åtkomstnycklar och köade jobb och stänger av personalens åtkomst.
| Uppgifter | Hur länge | Så raderas de |
|---|---|---|
| Shopify-sessioner, inklusive namn och e-post för personal som öppnar appen i Shopify | Tills appen avinstalleras | Raderas direkt när Shopify meddelar avinstallationen. |
| Åtkomstnycklar till bokföring (Fortnox och Spiris), lön och fraktbolag | Tills du kopplar från eller avinstallerar | Raderas vid frånkoppling och direkt vid avinstallation. |
| Fakturaloggen: det vi skickat till och fått från bokföringen, med kundens namn, adress och e-post | Personuppgifter: tills kunden raderas. Bokföringsuppgifter: tills butiken raderas | Raderas inte när Shopify skickar customers/redact, utan rensas: namn, adress, e-post, kommentarer och radtexter tas bort. Kvar blir det som behövs för krediteringar och avstämning, som dokumentnummer, kundnummer, ordernummer, datum, artikelnummer, konton, moms och belopp. Allt raderas vid shop/redact. |
| Koppling mellan Shopify-kund och kundnummer i bokföringen | Tills kunden eller butiken raderas | Raderas när Shopify skickar customers/redact eller shop/redact. Kundnumret kan finnas kvar i fakturaloggen. |
| Kundklubbens medlemmar: kund-id, medlemsnummer, poäng, köpsumma, födelsedag, samtycke till utskick och poänghistorik | Tills kunden eller butiken raderas | Raderas när Shopify skickar customers/redact eller shop/redact. |
| Sparade uppgifter från B2B-butiker, som inte ingår i Storeassist i dag: företag, köpare, adresser och ordrar | Tills kunden eller butiken raderas | När Shopify skickar customers/redact tas köparens namn, adress och Shopify-koppling bort och köparen spärras; belopp och orderrader blir kvar. Allt raderas vid shop/redact. Annan radering av en enskild köpare gör vi på begäran inom 30 dagar. |
| Sparade inloggningskoder och sessioner från B2B-butiker (hashade) | Tills kunden eller butiken raderas. Inga nya skapas | Raderas när Shopify skickar customers/redact eller shop/redact. |
| Leverantörer och deras kontaktpersoner, svar och uppladdade filer via leverantörsportalen | Tills du tar bort leverantören eller butiken raderas. Uppladdade filer som aldrig skickas in: tills länken går ut | Du tar bort leverantören i appen; allt raderas vid shop/redact. Filer som aldrig skickas in raderas automatiskt. |
| Importerade originalfiler (inköpspriser, utbetalningsfiler, inköpsimporter) | 90 dagar | Raderas automatiskt av lagringen och en daglig rensning, och vid shop/redact. |
| Sparade bilder från B2B-butiker (logotyp, toppbild), publika för alla som har länken | Tills butiken raderas | Raderas vid shop/redact. |
| Bokföringsunderlag (PDF) och övriga butiksdata, till exempel inköp, lager och inventeringar med namnet på den som utförde åtgärden | Så länge butiken använder Storeassist | Raderas vid shop/redact. Exportera underlag du måste spara enligt bokföringslagen innan du avinstallerar. |
| E-post som skickas i butikens namn (proformor, inbjudningar, besked om kundexporter) och sparad e-post från B2B-butiker | Tills mottagaren eller butiken raderas | Raderas för adressen när Shopify skickar customers/redact och helt vid shop/redact. |
| Anställda i modulen Personal: namn, e-post, telefon, krypterat personnummer och bankkonto, lön, stämplingar, tidrapporter, scheman, frånvaro och provision | Tills du raderar den anställda eller butiken raderas. Löneexporter: 7 år | När du raderar en anställd i appen anonymiseras personen och personnummer, bankkonto och kontaktuppgifter tas bort; stämplingar, tidrapporter och provision blir kvar som löneunderlag. Löneexporter raderas efter 7 år. Allt raderas vid shop/redact. |
| Verkstadskunder: namn, telefon, e-post, föremål, anteckningar, foton, signaturer, aviseringar och svar på kostnadsförslag | Tills kunden eller butiken raderas | När Shopify skickar customers/redact raderas foton och signaturer och kontaktuppgifter och anteckningar tas bort; ordernummer, rader och belopp blir kvar. Allt raderas vid shop/redact. |
| Försändelser: mottagarens namn, adress, telefon och e-post (krypterat), spårningshändelser och fraktsedlar | Fraktsedlar: 90 dagar efter bokning. Mottagare och spårning: 90 dagar efter slutstatus, annars 120 dagar efter bokning | Raderas av en daglig rensning och när Shopify skickar customers/redact; fraktbolag, tjänst, status, order-id och kostnad blir kvar. Allt raderas vid shop/redact. |
| Sms som skickats: mottagarens nummer, avsändare, mall och status. Texten raderas när sms:et är skickat eller misslyckats | Tills kunden eller butiken raderas | Raderas för numret när Shopify skickar customers/redact och helt vid shop/redact. |
| Spärrlista för sms: telefonnummer som tackat nej | Tills butiken raderas | Finns kvar efter customers/redact så att spärren fortsätter gälla. Raderas vid shop/redact. |
| Bekräftelser till kundklubben som väntar på svar: hashad länk och hash av e-postadressen | 48 timmar | Raderas när länken gått ut, när Shopify skickar customers/redact och vid shop/redact. |
| Tidigare kassaköp på faktura: nyckel, order, dokumentnummer och resultat. Funktionen ingår inte längre | 30 dagar | Raderas automatiskt, även om butiken har slutat sälja. Felmeddelanden rensas när Shopify skickar customers/redact. |
| Exportfiler när en kund begärt sina uppgifter | 30 dagar | Raderas automatiskt, och direkt när Shopify skickar customers/redact för samma kund eller shop/redact. |
| Begäranden från Shopify om kunduppgifter och radering: typ, datum, antal poster och hash av butiken | Kundens uppgifter rensas när begäran är klar. Raden sparas som bevis i 24 månader | Kundbegäranden raderas vid shop/redact. Raden för shop/redact sparas i 24 månader med en pseudonym i stället för butikens namn. |
| Installationsregister: hash av butikens domän, installationsomgång och tidpunkter | 730 dagar efter avinstallationen, även efter shop/redact | En pseudonym post sparas så att en sen händelse från Shopify inte raderar en butik som installerat appen igen. Händelser om avinstallation sparas i 90 dagar. Raderas av en rensning. |
| Använda provperioder: butikens domän, modul och startdatum | Utan slutdatum, även efter shop/redact | Sparas för att samma butik inte ska kunna få en ny provperiod. Raderas inte automatiskt. |
| E-post till användare om inloggning, lösenord och nya enheter | 30 dagar | Raderas av en daglig rensning. |
| Användarkonton: e-post, namn, lösenordshash, tvåstegsnyckel och roller | Tills kontot raderas | Användaren raderar kontot själv. Ett konto som bara hör till en butik raderas vid butikens shop/redact. |
| Inloggningar och enheter | Webb: 12 timmars inaktivitet, högst 30 dagar. Mobil: 30 dagar sedan senaste användning, högst 90 dagar | Raderas ett dygn efter att sessionen gått ut eller loggats ut, av den dagliga rensningen. |
| Engångskoder, parkopplingar av enheter och obesvarade inbjudningar | Koder gäller högst 10 minuter; inbjudningar tills de går ut | Raderas av den dagliga rensningen: koder och parkopplingar ett dygn efter att de gått ut, inbjudningar när de gått ut. |
| Bakgrundsjobb | 30 dagar efter att jobbet är klart | Raderas automatiskt. Köade jobb raderas vid avinstallation. |
| Skydd mot dubbla inskick | 24 timmar | Raderas automatiskt. |
| Granskningslogg över åtkomst till personuppgifter (vem, när, vilken post och vilka fält, aldrig själva uppgifterna) | 12 månader | Raderas löpande och vid shop/redact. |
| Supportärenden och e-post med supporten: meddelanden, namn, e-post och bilagor | 24 månader efter att ärendet stängts, sedan anonymiseras ärendet | En daglig rensning tar bort texter, bilagor och vem det gällde; kvar blir bara status, taggar, betyg och antal. Allt för butiken raderas vid shop/redact, och en persons ärenden anonymiseras direkt på begäran eller när kontot raderas. |
| Chattar med AI-assistenten som aldrig gick vidare till en person | 30 dagar efter senaste meddelandet, 90 dagar om du var inloggad | Raderas av en daglig rensning. |
| Besökare i chatten på webbplatsen: ett slumpat chatt-id och e-postadressen om du lämnar den | 9 månader efter senaste besöket | Raderas av en daglig rensning när inga ärenden med personuppgifter finns kvar. |
| Supportåtkomst du har gett Storeassist | 24 månader efter att åtkomsten upphört | Raderas av en daglig rensning och vid shop/redact. |
| Logg över vad vår personal gjort, även i din butik med din åtkomst | 24 månader | Raderas av en daglig rensning. Vid shop/redact ersätts butikens namn med en pseudonym och angivna skäl raderas. |
| Förlängda provperioder: butik, antal dagar, skäl och vem i personalen | Så länge butiken använder Storeassist | Raderas vid shop/redact. |
| AI-assistentens förbrukning per dag (antal frågor och kostnad, utan innehåll) | 13 månader | Raderas av en daglig rensning och vid shop/redact. |
| Supportmejl vi skickar | 90 dagar | Raderas av en daglig rensning. |
| Säkerhetskopior av hela databasen | 14 dagar | Nattlig krypterad kopia på servern och en krypterad extern kopia. Det du raderar finns kvar i säkerhetskopiorna i högst 14 dagar. Lagrade filer, som bokföringsunderlag, ingår inte i säkerhetskopiorna. |
| Serverloggar | Roteras efter storlek, högst 3 månader | Applikationens loggar sparar inte besökares IP-adresser, kunduppgifter eller länknycklar. |
Vem vi delar uppgifter med
Vi säljer aldrig personuppgifter och använder dem inte för reklam. Våra underbiträden och tjänsterna du själv kopplar in, till exempel Fortnox, står på sidan Underbiträden.
Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter bara när lagen kräver det.
Överföring utanför EU/EES
Databasen och dess säkerhetskopior finns på krypterade diskar hos UpCloud i Stockholm. Den externa kopian av säkerhetskopiorna lagras hos Cloudflare R2 i EU och krypteras innan den lämnar vår server. Uppladdade filer, bokföringsunderlag, fraktsedlar, verkstadsfoton, löneexporter, kundexporter och sparade bilder från B2B-butiker lagras också hos Cloudflare R2 i EU; de krypteras i vila av Cloudflare men inte med vår egen nyckel. Där ett underbiträde är ett bolag utanför EU/EES skyddas överföringen av EU:s standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework. AI-assistenten i supportchatten drivs av Anthropic i USA; den överföringen skyddas av EU:s standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework. Pushnotiser till mobilappen går via Expo i USA, vars överföring skyddas av EU–US Data Privacy Framework. Adressökning och kartor använder öppna tjänster, en av dem i Storbritannien; de står på sidan Underbiträden.
Så skyddar vi uppgifterna
- All trafik är krypterad med TLS, och lagrade data och säkerhetskopior är krypterade.
- Lösenord hashas med argon2id. Ägare och administratörer måste använda tvåstegsverifiering, och nya enheter bekräftas med kod.
- Personal med rollen personal ser inte kunders e-post, telefon eller adresser. Bara administratörer och ägare gör det, och varje sådan åtkomst loggas.
- Butiker är åtskilda i varje databasfråga, och ingen butik kan se en annans uppgifter.
- Servern nås bara via SSH-nyckel från en godkänd adress, bakom två brandväggar.
Den fullständiga listan över tekniska och organisatoriska åtgärder finns i bilaga 2 till personuppgiftsbiträdesavtalet.
Webbplatsen och kakor
storeassist.io använder inga kakor för statistik eller reklam och inga analysverktyg. Ditt val av ljust eller mörkt läge sparas bara i din webbläsare.
Supportchatten använder en nödvändig kaka, __Host-sa_visitor, på storeassist.io och app.storeassist.io. Den innehåller ett slumpat id så att du ser dina tidigare chattar och gäller i 9 månader efter senaste besöket. Om chattknappen är dold eller visad sparas i webbläsarens lokala lagring.
Webbappen på app.storeassist.io använder en nödvändig sessionskaka (__Host-sf_session) för inloggningen.
Dina rättigheter
Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter, få dem rättade eller raderade, begränsa behandlingen, invända mot behandling som bygger på berättigat intresse och få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format. Du kan be oss exportera eller radera dina supportkonversationer.
Är du kund till en butik som använder Storeassist är det butiken som ansvarar för dina uppgifter. Vänd dig till butiken. Om du kontaktar oss skickar vi vidare din begäran till butiken. Mejla support@storeassist.io för frågor om ditt användarkonto. Vi svarar inom en månad.
Klagomål
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy.se. Hör gärna av dig till oss först så försöker vi lösa det.
Ändringar
Vid väsentliga ändringar meddelar vi butikens ägare via e-post minst 30 dagar innan de gäller. Datumet överst visar vilken version du läser.